Загальний відділ

Версія для друкуВерсія для друку
Загальний відділ апарату райдержадміністрації

В.о. начальника загального відділу В.І. Пчелов

3-13-44

Основні завдання та функції

1. Основними завданнями відділу є:

організація системи ведення діловодства та єдиного порядку роботи з документами в апараті райдержадміністрації, за винятком документів, які містять інформацію, що належить до таємної;

надання методичних рекомендацій в питаннях ведення діловодства в управліннях, відділах, інших структурних підрозділах районної державної адміністрації, органах місцевого самоврядування;

забезпечення опрацювання розпоряджень голови райдержадміністрації,  протоколів колегії райдержадміністрації, їх належне оформлення та зберігання протягом визначеного терміну;

сприяння органам, що здійснюють управління  в архівній сфері, реалізації державної політики в галузі архівної справи;

здійснення у взаємодії з іншими відділами апарату райдержадміністрації організаційно-технічного (матеріального) забезпечення заходів, що проводяться головою районної державної адміністрації та його заступниками;

здійснення контролю за виконанням структурними підрозділами райдержадміністрації, територіальними органами центральних органів виконавчої влади в частині здійснення ними повноважень місцевих держадміністрацій, органами місцевого самоврядування в частині здійснення ними делегованих повноважень органів виконавчої влади (далі – територіальні органи центральних органів виконавчої влади та органи місцевого самоврядування) актів і доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, актів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, розпоряджень і доручень голови облдержадміністрації, розпоряджень і доручень голови райдержадміністрації (далі – документи) та за станом роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, а також аналіз причин порушень  строків виконання документів і внесення пропозицій щодо їх усунення;

організація правової діяльності, спрямованої на правильне застосування та неухильне дотримання вимог актів законодавства та інших нормативних документів.

2. Відділ відповідно до покладених на нього завдань:

проводить приймання, реєстрацію і передачу кореспонденції
за призначенням;

здійснює реєстрацію і відправлення кореспонденції;

веде реєстраційну і довідкову картотеки;

забезпечує технічний контроль за строками проходження документів в апараті райдержадміністрації. Систематично готує аналітичні та інформаційні матеріали з цих питань;

здійснює облік і аналіз документообігу в апараті райдержадміністрації;

складає зведену номенклатуру справ;

згідно із встановленими нормами формує документи у справи та готує їх до передачі в державний архів;

надає допомогу працівникам апарату райдержадміністрації, управлінь, відділів райдержадміністрації, у підготовці, юридичній оцінці і належному оформленні проектів розпоряджень голови райдержадміністрації;

реєструє розпорядження голови райдержадміністрації, забезпечує їх зберігання, своєчасне направлення копій адресатам згідно з реєстром розсилки;

організовує стенографування засідань колегії райдержадміністрації, щотижневих нарад у голови райдержадміністрації, та готує їх протоколи;

видає з дозволу керівництва райдержадміністрації довідки, реєстри, копії з документів, що знаходяться у відділі;

забезпечує друкування службових документів, підготовлених
структурними підрозділами апарату райдержадміністрації;

здійснює методичне керівництво організацією роботи з документами в управліннях, відділах та інших структурних підрозділах райдержадміністрації,  надає практичну допомогу в удосконаленні цієї роботи, перевірку стану діловодної справи в них. Організовує навчання працівників діловодних служб, вивчає досвід роботи з документами в органах державної виконавчої влади інших районів;

здійснює контроль за обов'язковим дотриманням в апараті райдержадміністрації вимог щодо складання, оформлення документів і організації діловодних процесів, передбачених державними стандартами та Інструкцією з діловодства в апараті районної державної адміністрації;

забезпечує культуру діловодства, впровадження наукової організації праці, сучасних технічних засобів ведення діловодства в апараті райдержадміністрації;

сприяє підвищенню кваліфікації працівників діловодних служб відділів, управлінь райдержадміністрації;

разом з іншими відділами апарату райдержадміністрації бере участь у розробці та виданні: довідників, інформаційних бюлетенів, інструкцій, методичних рекомендацій та інших документів з питань діяльності райдержадміністрації;

веде в установленому порядку електронний облік завдань, реалізація яких передбачена відповідними документами;

перевіряє стан виконання документів структурними підрозділами райдержадміністрації, територіальними органами центральних органів виконавчої влади та органами місцевого самоврядування;

готує і завчасно та систематично надає структурним підрозділам райдержадміністрації, територіальним органам центральних органів виконавчої влади та органам місцевого самоврядування щотижневі письмові нагадування-попередження про закінчення строків виконання документів;

готує інформаційно-аналітичні матеріали для голови райдержадміністрації, його заступників та керівника апарату щодо виконання документів та реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад;

розробляє і вносить в установленому порядку пропозиції удосконалення організації здійснення контролю за станом виконавської дисципліни;

бере участь у підготовці господарських договорів з іншими установами, організовує претензійну і веде позовну роботу, представляє у встановленому законодавством порядку інтереси райдержадміністрації в судах під час розгляду правових питань і спорів;

сприяє дотриманню законності у реалізації прав трудового колективу під час вирішення ним питань виробничого характеру, бере участь у підготовці та укладенні колективного договору;

сприяє своєчасному вжиттю заходів за протестами та поданням прокуратури, ухвалами суду, відповідними документами інших правоохоронних і контролюючих органів.

 

 

3. Відділ має право:

одержувати від структурних підрозділів райдержадміністрації інформацію та документи, необхідні для виконання покладених на нього завдань;

брати участь у засіданнях колегій, нарадах та інших заходах, що проводяться райдержадміністрацією та її структурних підрозділах;

залучати в установленому порядку спеціалістів структурних підрозділів райдержадміністрації для проведення перевірок стану організації діловодства та подавати відповідні пропозиції щодо усунення виявлених недоліків.

Відділ у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з іншими структурними підрозділами апарату райдержадміністрації та відділами, управліннями і іншими службами райдержадміністрації.

Відділ очолює начальник, який призначається на посаду і звільняється з посади головою районної державної адміністрації за поданням керівника апарату.

4. Начальник відділу:

здійснює керівництво діяльністю відділу, несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань і здійснення ним своїх функцій. Забезпечує виконання планів роботи районної державної адміністрації з питань, що стосуються відділу, та планів роботи відділу. Вживає заходів щодо підвищення ефективності роботи відділу;

визначає права та обов’язки працівників відділу;

вносить на розгляд керівництва райдержадміністрації пропозиції щодо структури та штатної чисельності відділу, подання про призначення, переміщення та звільнення працівників, їх заохочення і притягнення до відповідальності;

проводить роботу зі створення для працівників відділу належних умов праці, забезпеченню їх необхідним канцелярським приладдям, витратними матеріалами, профілактиці та ремонту наявних технічних засобів;

забезпечує підвищення кваліфікації спеціалістів відділу, в межах своєї компетенції дає їм обов'язкові до виконання доручення, вимагає дотримання ними правил внутрішнього трудового розпорядку;

вносить на розгляд керівництва райдержадміністрації пропозиції з питань поліпшення ведення діловодства, архівної справи, організації контролю за виконанням документів та інших питань, що належать до компетенції відділу;

аналізує стан організації контролю, вживає необхідних заходів по недопущенню зриву строків виконання документів, що знаходяться на контролі. У разі виявлення грубих порушень в організації контролю, незадовільного стану виконавської дисципліни, вносить пропозиції про притягнення посадових осіб до відповідальності;

координує роботу відділу з іншими структурними підрозділами апарату, бере участь у заходах, які проводяться райдержадміністрацією;

підписує та візує документи в межах своєї компетенції, дає дозвіл на тиражування службових документів, підготовку та видачу копій і витягів з документів;

представляє відділ у державних установах та громадських організаціях з питань, пов’язаних з його діяльністю;

виконує інші обов’язки, покладені на нього керівництвом райдержадміністрації.

ІІІ. Структура 

1. Відділ очолює начальник, який призначається та звільняється з посади головою райдержадміністрації.

2. Структура і чисельність працівників відділу затверджується головою райдержадміністрації за поданням керівника апарату.

3. Працівники відділу призначаються на посаду та звільняються з посади головою райдержадміністрації за поданням начальника відділу.

 

Наверх ↑